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Home – Company – Knowledge Corner – Blog – Free of Charge Delivery (BDA) vs. Free Goods Processing (BKA)

27.05.2025

Free of Charge Delivery (BDA) vs. Free Goods Processing (BKA)

Solution Scenario: SAP Best Practices for SAP S/4HANA Cloud Public Edition | Version: 2502 | Country/Region: Switzerland

Why this article?

In SAP S/4HANA Cloud Public Edition - Sales, both 'Free of Charge Delivery (BDA)' and 'Free Goods Processing (BKA)' are standard scope items which deal with the delivery of goods at no cost to the customer. However, they serve different business purposes and are configured differently. This article aims to clarify their differences for companies and consultants, as confusion between these two scenarios is common.

Understanding SAP Scope Items

SAP Scope Items are predefined, ready-to-run business processes delivered by SAP as part of SAP Best Practices and have an ID like BDA or BKA. They help accelerate the implementation of standard processes in SAP S/4HANA Public Cloud. Each scope item represents a specific process like sales order processing, free of charge delivery, or free goods handling, with preconfigured settings and documentation.

Free Goods Processing (BKA)

This scenario enables automatic addition of free goods to standard sales orders based on condition records. It includes full logistics and billing integration. Revenue and cost of goods sold are posted for the total delivery quantity, including free goods.

Key Features:

Standard sales order with free goods conditions
Picking, delivery, and posting goods issue
Invoice for paid and free goods
Fully integrated with FI/CO

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Business Case:

To boost the sale of material TG11 the customer 22100001 should receive 20 PC for free if 1000 PC are ordered.

If you sell 1000 PC of material TG11 the system splits the sales order automatically into two item lines. The first item line contains 980 PC, the second one 20 PC. The customer only has to pay for the first item line.

The following logic is applied:

For a sales order item with a minimum quantity of 1000 pieces the customer gets 10 pieces free for every 500 pieces.

Sales order item 999 = No free goods
Sales order item 1000 = 20 pieces free
Sales order item 2000 = 40 pieces free

Free of Charge Delivery (BDA)

This scope item covers the scenario where customers receive goods without being charged. A specific sales order type is used which supports availability check, picking, delivery, and billing. Even though the order is free of charge, the process includes invoice creation (either zero-value invoice or proforma invoice) to support financial integration and reporting.

Key Features:

Specific sales order type with free of charge items
Picking and posting goods issue
Invoice creation for FI/CO integration

Item Categories:

CBXN: Pricing relevant with 100% discount, invoice-relevant (F2, F8), included in Intrastat reporting
CBLN: No pricing or invoice relevance, lean processing, not in Intrastat
CBPN: Pricing relevant, proforma invoice allowed, not invoice-relevant, excluded from Intrastat

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Business Case:

A company provides free items for promotional purposes to increase brand awareness. A specific sales order is created with a 100% discount at the item level by using a special item category (e.g., CBXN).

Comparison Overview

BDA is used for complete deliveries at no cost, while BKA adds promotional goods to a paid order
BDA may use zero-value or proforma invoices; BKA results in a regular invoice including free goods
BDA uses special order types and item categories; BKA uses standard orders with condition records

Free of Charge Position in a Standard Sales Order

Often businesses would like a combination of both described processes to include a free of charge position e.g. a marketing article in a standard sales order.

In the context of SAP S/4HANA Public Cloud, the "clean core" principal advocates for minimizing excessive customization to maintain system integrity and facilitate seamless upgrades. However, this does not preclude all configurations or customizations, which is a common misconception. For instance, it is feasible to incorporate a free of charge item category, such as CBXN, within a standard sales order, even though this may not align with conventional scope item processes.

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Note: It’s recommended to utilize the new Fiori apps to benefit from their enhanced interfaces and features, such as the graphical process flow. In the following business case, the "Create Sales Orders" Fiori app is illustrated in the initial screenshots for comparison purposes as it facilitates a more direct comparison to the BDA screenshots presented in the corresponding chapter.

Business Case:

A company provides free items for promotional purposes to increase brand awareness. A standard sales order is supplemented with an item line that receives a 100% discount at the item level through a special item category (e.g., CBXN).

Process flow illustrated in the “Manage Sales Order – Version 2” App:

Summary

Both BDA and BKA provide valuable standard solutions in SAP S/4HANA Public Cloud for delivering goods at no charge. While BDA is ideal for dedicated, non-billable deliveries such as marketing goods, BKA enhances the sales process with automatic inclusion of free goods based on sales volumes. Understanding when to apply each scenario allows businesses to handle customer satisfaction, promotional strategies, and cost control effectively within the standard
system scope.

This "Free of Charge Position" in a Standard Sales Order approach demonstrates how flexibility within the standard SAP S/4HANA Public Cloud framework can support hybrid business needs. While staying true to the clean core principle, selective configurations, such as adding a free of charge item category like CBXN to a standard sales order, allow companies to enhance their sales processes without leaving the boundaries of supported best practices. This balance enables organizations to address specific promotional or operational requirements while remaining upgrade-safe and cloud-compliant.

French version

Free of Charge Delivery (BDA) vs. Free Goods Processing (BKA)

Scénario de solution : SAP Best Practices for SAP S/4HANA Cloud Public Edition | Version : 2502 | Pays/Région : Suisse

Pourquoi cet article?

Dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition – Sales, les processus 'Free of Charge Delivery (BDA)' et 'Free Goods Processing (BKA)' sont deux scope items standards permettant la livraison de marchandises gratuite au client. Toutefois, ils répondent à des objectifs métiers différents et font l’objet de configurations distinctes. Cet article a pour objectif de clarifier leurs différences pour les entreprises et les consultants, car ces deux scénarios sont fréquemment confondus.

Comprendre le SAP Scope Item

Les scope items sont des processus métier prédéfinis, prêts à l’emploi, fournis par SAP dans le cadre des SAP Best Practices, et identifiés par un code tel que BDA ou BKA. Ils facilitent l’implémentation rapide de processus standards dans SAP S/4HANA Cloud Public. Chaque scope item correspond à un processus spécifique, comme le traitement des commandes clients, la livraison gratuite ou la gestion des produits gratuits, avec des paramètres préconfigurés et une documentation associée.

Free Goods Processing (BKA)

Ce scénario permet l’ajout automatique de produits gratuits à des commandes clients standards selon des conditions prédéfinies. Le processus inclut une intégration logistique et comptable complète. Les revenus et les coûts sont comptabilisés sur l’ensemble de la quantité livrée, y compris les articles gratuits.

Fonctionnalités principales:

Commandes clients standards avec conditions de type articles gratuits
Préparation des commandes, livraison et sortie de stock
Facture incluant les articles payants et gratuits
Intégration complète avec FI/CO

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Business Case:

Pour promouvoir l'article TG11, le client 22100001 reçoit 20 pièces gratuites s'il commande 1000 pièces.

Si vous vendez 1000 pièces de l’article TG11, le système scinde automatiquement la commande client en deux lignes. La première ligne contient 980 pièces, la seconde 20 pièces. Le client ne paie que la première ligne.

La logique suivante est appliquée :

Pour une ligne de commande avec une quantité minimale de 1000 pièces, le client reçoit 10 pièces gratuites pour chaque tranche de 500 pièces.

Ligne de commande 999 = Pas de marchandise gratuite
Ligne de commande 1000 = 20 pièces gratuites
Ligne de commande = 40 pièces gratuites

Free of Charge Delivery (BDA)

Ce scope item couvre le scénario dans lequel les clients reçoivent des marchandises sans être facturés. Un type de commande spécifique est utilisé, prenant en charge le contrôle de disponibilité, la préparation des commandes, la livraison et la facturation. Même si la commande est gratuite, le processus comprend la création d’une facture (à valeur nulle ou proforma) afin de permettre l’intégration financière et le reporting.

Fonctionnalités principales:

Type d'ordre de vente spécifique avec une position de type gratuite
Préparation des commandes et sortie de stock
Création de facture pour intégration FI/CO

Catégories d’articles:

CBXN : Pris en compte pour le calcul des prix avec 100% de remise, facturable (F2, F8), inclus dans la déclaration Intrastat
CBLN : Ni pertinent pour les prix ni pour la facturation, traitement simplifié, non soumis à Intrastat
CBPN : Pris en compte pour le calcul des prix, facture proforma autorisée, non facturable, exclu d’Intrastat

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Business Case:

Une entreprise fournit gratuitement des articles à des fins promotionnelles pour augmenter la notoriété de la marque. Une commande client est créée avec une remise de 100% sur la ligne, grâce à une position spéciale (ex. : CBXN).

Aperçu comparatif

BDA est utilisé pour des livraisons complètes sans coût, tandis que BKA ajoute des articles promotionnels à une commande client facturée.
BDA peut utiliser des factures à valeur nulle ou des factures proforma ; BKA génère une facture standard incluant les articles gratuits.
BDA utilise des types de commande et des catégories d'article spécifiques ; BKA utilise des commandes standard avec des enregistrements de conditions.

Position gratuite dans une commande client standard

Les entreprises souhaitent souvent combiner les deux processus décrits afin d'inclure une position gratuite (par exemple un article marketing) dans une commande client standard.

Dans le contexte de SAP S/4HANA Public Cloud, le principe de "clean core" préconise de réduire les personnalisations excessives afin de préserver l’intégrité du système et de faciliter les mises à jour sans interruption. Toutefois, cela n’exclut pas toutes les configurations ou personnalisations, ce qui est une idée reçue fréquente. Par exemple, il est possible d’intégrer une position d’article gratuite, comme CBXN, dans une commande standard, même si cela ne correspond pas toujours aux processus conventionnels des scope items.

Fiori App:

Source: SAP Fiori Apps Reference Library

Remarque: il est recommandé d’utiliser les nouvelles applications Fiori afin de bénéficier de leur interface enrichie et de fonctionnalités avancées, telles que le flux de processus graphique. Dans le cas d’usage suivant, l’application Fiori "Créer une commande client" est illustrée dans les premières captures d’écran à des fins de comparaison, car elle permet un rapprochement plus direct avec les captures du scénario BDA présentées dans le chapitre correspondant.

Business Case:

Une entreprise fournit des articles gratuits à des fins promotionnelles afin d’accroître la notoriété de sa marque. Une commande client standard est complétée par une ligne d’article bénéficiant d’une remise de 100 % au niveau de la position, via une position d’article spéciale (par exemple : CBXN).

Flux de processus illustré dans l’application “Gérer les commandes client – Version 2”:

Résumé

BDA et BKA offrent deux solutions standards pertinentes dans SAP S/4HANA Cloud Public pour la livraison de gratuite de marchandises. BDA est particulièrement adapté aux livraisons non facturables, telles que les articles marketing, tandis que BKA enrichit le processus de vente par l’ajout automatique de produits gratuits en fonction des volumes commandés. Savoir quand utiliser chaque scénario permet aux entreprises de gérer efficacement la satisfaction client, les actions promotionnelles et le contrôle des coûts, tout en restant dans le périmètre standard du système.

Cette approche de la “position gratuite dans une commande client standard” montre comment la flexibilité offerte par le cadre standard de SAP S/4HANA Cloud Public permet de répondre à des besoins métiers hybrides. Tout en respectant le principe du clean core, certaines configurations ciblées comme l’ajout d’une position d’article gratuite, telle que CBXN, dans une commande client standard permettent aux entreprises d’enrichir leurs processus de vente sans sortir du périmètre des Best Practices prises en charge. Cet équilibre permet de répondre à des exigences promotionnelles ou opérationnelles spécifiques, tout en garantissant la conformité aux mises à jour et à l’environnement cloud.

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